Anrufbeantworter: Tipps für die Ansage
"Guten Tag! Sie sind verbunden mit der Mailbox von [...]. Bitte sprechen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton [piep]. "
In der Regel ist jene mechanische Ansage jedem Anrufer bekannt - schließlich ertönt sie dann, wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht erreicht werden konnte.
Statt einer hinterlassenen Nachricht legt die Mehrheit der Anrufer sogar direkt genervt auf. Folglich ist es an der Zeit, die furchtbare Ansage auszutauschen, weitere Informationen findet man auch auf mehreren Websiten.
Die Telefonansage als eigene Visitenkarte betrachten
Manchen Menschen ist die eigene Telefonansage gleichgültig, schließlich würde niemand eine Nachricht hinterlassen oder gar richtig zuhören. Stimmt - wer möchte schon gern mit einer Roboterstimme sprechen? Entsprechend besteht somit Handlungsbedarf. Die Ansage auf dem Anrufbeantworter ist praktisch die eigene stimmliche Visitenkarte: Jene Ansage ist der erste Eindruck, welche der fremde Anrufer vom Anzurufenden erhält.
Jedoch stellt es keine Einfachheit dar, eine passende Ansage zu formulieren. Die folgenden Kriterien sind häufige Auslöser für schlechte Ansagen:
1. Undeutliche Sprechweise, beispielsweise Nuscheln
2. Monotone Ausdrucksweise
3. Zu langer Ansagetext
4. Schlechte Qualität der Ansage
5. Fehlende nötige Informationen in der Ansage
Die perfekte Ansage
Im Folgenden die Tipps zur perfekten Anrufbeantworter-Ansage:
Wahl des passenden Raums
Um die Ansage aufzunehmen, ist zuvor ein passender Raum auszusuchen - schließlich sollte dies auch ungestört geschehen. Hintergrundgeräusche sorgen in den Ansagen nicht nur für eine schwere Verständlichkeit, auch kann es rasch unprofessionell wirken. Letztendlich möchte der Anrufer nicht die nötigen Informationen aus anderen Störgeräuschen herausfiltern müssen.
Grundsätzlich gilt daher: Der Text ist dann einzusprechen, wenn man allein und ungestört sein kann - ständig wiederholte Versuche kosten nicht nur Zeit, sondern auch die Nerven.
Schriftlicher Text
Der entsprechende Text ist unbedingt vorher schriftlich zu notieren. So werden keine wichtigen Informationen vergessen, beispielsweise zur Erreichbarkeit oder zu welchen Zeitpunkten mit einem Rückruf gerechnet werden kann. Dies führt auch zu größerer Sicherheit beim Einsprechen und folglich keiner nervösen Stimme.
Der schriftlich vorgefertigte Text bedeutet allerdings nicht, dass dieser auch abgelesen werden sollte - Die Wirkung auf den Anrufer: Unnatürlichkeit und Desinteresse. Ein abgelesener Text wird vom Anrufer sofort als solcher identifiziert.
Vertrauen erwecken
Einem Angebot in der Ansage, den Anrufer zurückzurufen, muss entsprechend auch nachgekommen werden - ein Zeichen der eigenen Vertrauenswürdigkeit. Ansonsten gilt: Es ist nichts zu versprechen, was auch nicht gehalten werden kann. Stattdessen kann in der Ansage auch auf bestimmte Zeiten verwiesen werden, in welchen man wieder erreicht werden kann.
Vermeidung von Floskeln
"Ich bin zurzeit nicht im Büro [...]" - eine beispielhafte Phrase, die stets weggelassen werden kann. Schließlich ist es eine bloße Wiederholung des Offensichtlichen. Ebenso muss der Anrufer nicht darauf hingewiesen werden, dass er seine Nachricht "nach dem Piepton" hinterlassen darf - dies ist nämlich bereits bekannt.
Viel lächeln und Empathie beweisen
Es mag kaum zu glauben sein, doch kann tatsächlich gehört werden, wenn jemand lächelt. Sowohl das Lächeln als auch die gute Laune nehmen großen Einfluss auf die eigene Stimme. Zudem überträgt sich die gute Laune in der Stimme auch gern auf den Zuhörer.
Ruft jemand an, so möchte derjenige auch (gegebenenfalls dringend) den Anzurufenden sprechen - folglich ist jenes Bedürfnis mit einer Dienstleistungsmentalität zu stillen. Bestenfalls ist demnach eine Zeitspanne zu nennen, in welcher eine Erreichbarkeit wieder garantiert werden kann.