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Nach Corona: So adaptieren Kleinunternehmen die elektronische Signatur

Die Pandemie hat viele Unternehmen hart getroffen. Gerade kleinere Unternehmen wurden durch Corona auf brutale Weise in einen noch härteren Wettbewerb zu Großkonzernen gesetzt. Das prominenteste Beispiel dafür sind sicherlich inhabergeführte Einzelhandelsgeschäfte, die plötzlich mit den großen Versandriesen der Welt mithalten mussten – und zu oft ihre Pforten für immer schlossen.

von Aschendorff Medien

Foto: pixabay.com

Doch es gibt auch gute Nachrichten für Kleinunternehmen: Digitalisierungstechnologien sind niedrigschwellig und ermöglichen auch bei kleinen Betriebsgrößen enorme Produktivitätsgewinne. Das derzeit eindrucksvollste Beispiel dafür ist die digitale Unterschrift. Diese kann in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens ausgesprochen hilfreich sein.

Digitale Unterschrift optimiert Vertriebsprozesse

Der Vertrieb ist gerade in Pandemiezeiten ein Schlüsselelement für den Erfolg oder zumindest das Überleben eines Unternehmens. Die hier ablaufenden Prozesse beeinflussen sehr direkt Umsätze und Gewinne. Wer einen Interessenten in einen Kunden verwandelt, muss jedoch neben Zeit und Energie auch viel Papierkram bewerkstelligen. Vertriebsmitarbeiter müssen Preislisten, Rechnungen, Angebote und andere Vereinbarungen hin- und hersenden. Hier kann die digitale Signatur eine große Hilfe sein, weil aufwändige Ausdrucke, Scans etc. entfallen.

Verträge mit externen Dienstleistern vereinfachen

Viele Unternehmen greifen mehr oder weniger häufig auf externe Dienstleister zurück. Dabei kann es sich um eine Personal- oder Marketingagentur, aber auch um Freiberufler für ganz bestimmte Aufgaben handeln. Diese Auslagerungsprozesse erfordern eine detaillierte Dokumentation und Vertragsgestaltung. Schließlich müssen die Aufgaben und Pflichten beider Parteien möglichst genau abgesteckt werden, um im Nachgang Streitigkeiten zu vermeiden. Auch hier fällt viel Papierkram an, der sich durch die digitale Unterschrift drastisch reduzieren lässt.

Mehr Durchschlagskraft im HR Bereich

Insbesondere die HR-Abteilungen von Unternehmen profitieren enorm von elektronischen Signaturen. Hier ist der Aufwand bis zur finalen Vertragsunterschrift eines gesuchten Kandidaten enorm. Bis es soweit ist, müssen unzählige Dokumente wie Einladungen zu Bewerbungsgesprächen, Dokumente der HR Teammitglieder etc. hin- und hergesendet werden.

Kommt es schließlich zum Vertragsabschluss, muss der Kandidat nicht den Arbeitsvertrag, sondern auch diverse Nebendokumente wie etwa Compliancevereinbarungen etc. unterzeichnen. Insbesondere in der pandemiebedingten Hochzeit des Homeoffice führt dies zu erheblichen Verzögerungen und Unannehmlichkeiten. Setzen Unternehmen dagegen auf digitale Unterschriften, können geeignete Kandidaten auch remote an Bord geholt werden. Unternehmen finden dadurch nicht nur schneller geeignetes Personal, sondern verbessern auch die Bewerbererfahrung und ihr Employer Branding.

Reisekostenabrechnungen digitalisieren

Trotz Corona wurde in vielen Unternehmen weiter gereist. Die Reisekostenabrechnungen sind für viele Buchhaltungen eine enorme Belastung. Unzählige Belege müssen sortiert, überprüft, genehmigt oder verifiziert werden. Dies lässt sich durch die digitale Unterschrift deutlich vereinfachen. So können Unternehmen von ihren Mitarbeitern verlangen, dass diese sämtliche eingereichten Dokumente digital signieren. Tabellen mit genehmigten Reisekosten können ebenfalls digital signiert und so zur Auszahlung freigegeben werden. Gerade in Zeiten der Homeoffice-Buchhaltung beschleunigen sich Vorgänge dadurch ungemein.

Die elektronische Signatur ist eine niedrigschwellige Technologie

Die Pandemie hatte viele gute Nachrichten für riesige Unternehmen, die auf eigene Infrastrukturen, einen nahezu unendlichen Bekanntheitsgrad und große Skalierungsmöglichkeiten zurückgreifen konnten. Nun hält die elektronische Signatur hält auch eine gute Nachricht für kleine und mittlere Unternehmen bereit: Die Technologie ist ausgesprochen niedrigschwellig.

Die Adaption ist sehr einfach, weil Unternehmen die Technik nicht selbst entwickeln müssen. Ohnehin dürfen nur zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter die Zertifikate für Signaturen ausgeben. Auch Kleinunternehmen können sehr leicht feststellen, welche Anbieter zugelassen sind und welche nicht – und sich anschließend die Software Suiten ansehen und mit ihrem Bedarf abgleichen.

Die Kosten der Implementierung sind gering, weil das Verfahren für alle Mitarbeiter recht leicht verständlich ist. Für die meisten Verfahren bedarf es keiner Hardware mehr, abgesehen vom Mobilfunktelefon, das heutzutage sowieso jede Person besitzt. Auch die Kosten sind verträglich. Tarife bekannter Anbieter beginnen bereits bei 25 EUR pro Monat.

Datenschutzgesetze ganz automatisch erfüllen

Gerade für kleine Unternehmen sind die strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetze oft eine große Belastung. Durch die Initialisierung von Dokumentenvorlagen und Workflows lassen sich Datenschutzanforderungen in Kombination mit der digitalen Signatur sehr viel einfacher erfüllen. Der Grund: Dokumente verlassen eine festgelegte Infrastruktur nicht, wie es bei ausgedruckten und wieder eingescannten Dokumenten regelmäßig der Fall ist.

Rechtssicher signieren gesamten EWR

Die digitale Unterschrift ist rechtssicher. In Deutschland gilt das Vertrauensdienstegesetz (VDG), das mittlerweile das aus den 90er Jahren stammende Signaturgesetz abgelöst hat. Auch auf europäischer Ebene ist die elektronische Signatur längst geregelt. Die eIDAS Verordnung gilt im gesamten EWR und versetzt auch Kleinunternehmen in die Lage, grenzüberschreitende Geschäfte rechtssicher abzuwickeln.

Fazit

Die digitale Signatur gehört zu den wichtigsten Digitalisierungstechnologien dieses Jahrzehnts. Die gute Nachricht für Kleinunternehmen: Die Technologie ist niedrigschwellig und erschwinglich. Zufriedenstellende Lösungen kosten oft weniger als 100 EUR Monat. Dabei kann die elektronische Signatur in allen Bereichen des Unternehmens Vorteile bieten. Dies gilt im Vertrieb genauso wie in HR Bereich und in der Buchhaltung. Mit elektronischen Signaturen fahren Unternehmen im gesamten EWR rechtssicher und können auch Datenschutzanforderungen leichter erfüllen.

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