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So gelingt die Nebenkostenabrechnung

Umlagefähige Nebenkosten richtig abrechnen

Als Vermieter gibt es einige wichtige Dinge, die bei der Nebenkostenabrechnung beachten werden müssen. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten sollten und welche Kosten umlagefähig sind.

Aschendorff Medien

Foto: Pixabay.com

Das sollten Vermieter wissen

Zunächst sollten Sie wissen, dass die Nebenkostenabrechnung unbedingt schriftlich übermittelt werden sollte. Es ist die einzige Variante der Zustellung, die rechtlich sauber ist. Wenn Sie die Abrechnung nicht selbst erstellen, sollte zudem eine Vollmacht beigefügt werden. Listen Sie die Vorauszahlungen des Mieters auf und ziehen Sie diesen Betrag, von den tatsächlich angefallenen Kosten ab. Die Nachzahlung oder das Guthaben sollten klar erkennbar sein, sodass auch Laien die Abrechnung einfach nachvollziehen können.

Die Form der Nebenkostenabrechnung

Wichtig ist auch die Form der Nebenkostenabrechnung: So können Sie zur Erstellung beispielsweise Excel nutzen oder greifen auf einen Online-Dienstleister zurück. Mit dieser Nebenkostenabrechnung Vorlage erhalten Sie alle umlegbaren Kostenfaktoren auf einen Blick und werden optimal unterstützt. Das verringert den Aufwand und Sie sind auch rechtlich auf der sicheren Seite. Aus der Vorlage kann direkt die fertige Abrechnung exportiert und per Mail oder als Brief an die Mieter verschickt werden.

Müssen die Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt werden?

Es können nur die Nebenkosten umgelegt werden, welche auch im Mietvertrag vereinbart wurden. In der Regel wird daher im Vertrag von Betriebskosten gesprochen, die dann als monatliche Vorauszahlung vom Mieter entrichtet werden. Mit diesem Begriff werden alle umlagefähigen Nebenkosten inkludiert. Durch diese Handhabung sind Sie auf der sicheren Seite und müssen nicht alle Kostenpunkte einzeln aufführen.

Welche Nebenkosten kann man umlegen und welche nicht?
Diese Nebenkosten können Sie auf die Mieter umlegen:

  1. Haus- und Grundstücksentwässerung
  2. Heizungskosten
  3. Warmwasser
  4. Verbundene Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen
  5. Aufzug
  6. Straßenreinigung und Abfallbeseitigung
  7. Hausreinigung
  8. Garten
  9. Beleuchtung
  10. Schornsteinreinigung
  11. Sach- und Haftpflichtversicherungen
  12. Hauswart
  13. Gemeinschaftsantenne oder private Verteileranlage für Breitbandkabelnetz
  14. Gemeinschaftliche Wascheinrichtung
  15. Sonstiges (Wartung einer Blitzschutzanlage, Feuerlöscher etc.)

Der richtige Verteilerschlüssel

Wurde im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, dann müssen die Betriebskosten nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch umgelegt werden. Der Verteilerschlüssel richtet sich dabei nach der Wohnfläche: Wenn Sie eine Wohnung mit 50 Quadratmetern vermieten, in einem 500 Quadratmeter großen Haus, dann können Sie 10 Prozent der Nebenkosten, auf die entsprechenden Mieter der Wohnung umlegen.

Lediglich Heizkosten und Warmwasser müssen laut Gesetz nach Verbrauch umgelegt werden. Bei allen anderen Nebenkosten können Sie auch nach Anzahl der Personen oder Wohneinheiten abrechnen. Die Umlage nach Fläche ist jedoch die gängigste und fairste Methode, vor allem wenn viele Mietparteien innerhalb des Hauses wohnen.

Der Abrechnungszeitraum

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, die Nebenkosten für einen Abrechnungszeitraum von einem Jahr vorzulegen. In der Regel handelt es sich dabei immer um ein Kalenderjahr. Die Abrechnung des Hausgeldes erfolgt dagegen meist für das Wirtschaftsjahr. Achten Sie jedoch darauf, dass beide Zeiträume übereinstimmen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung für die Mieter 1:1 von der eigenen Hausgeldabrechnung übernehmen möchten.

Welche Frist muss eingehalten werden?

Innerhalb von 12 Monaten dürfen Sie den entsprechenden Zeitraum abrechnen. Nach einem Jahr verjähren die Ansprüche und es dürfen keine Nachforderungen mehr gestellt werden. Umgekehrt bleibt der Anspruch von Mietern, auf zu viel gezahlte Nebenkosten, jedoch bestehen. Möchten Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen, dann müssen Sie diesen die Originalrechnungen bzw. die Hausgeldabrechnung vorzeigen. Als Mieter hat man 12 Monate Zeit, um Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Nach spätestens drei Jahren verjähren alle Ansprüche.

Was ist bei Leerstand?

Leerstand in einem vermieteten Objekt darf nicht auf die Mieter umgelegt werden und auch die Nebenkosten, sind nicht von den Mietparteien zu tragen. Als Vermieter können diese Ausgaben jedoch als Werbungskosten innerhalb der Steuererklärung geltend gemacht werden. Wenn jedoch so viel Leerstand vorliegt, dass das Haus zu einem finanziellen Risiko wird, können in Ausnahmefällen die entstehenden Betriebskosten doch umgelegt werden. Das muss allerdings vor einem Gericht bewiesen und durch dieses abgesegnet werden.

Nutzen Sie zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung eine Vorlage, sodass Sie lediglich die Wohnfläche der einzelnen Mieter eintragen müssen. Das macht die Abrechnung schnell, einfach und korrekt.

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