1. www.westfalen-blatt.de
  2. >
  3. Freizeit
  4. >
  5. Ratgeber
  6. >
  7. So gelingt die professionelle Ansage auf einem Betriebsanrufbeantworter

  8. >
Sonderveröffentlichung

So gelingt die professionelle Ansage auf einem Betriebsanrufbeantworter

Egal ob im Büro oder der Hausarztpraxis: ruft Jemand von außerhalb an, kann es in einigen Fällen vorkommen, dass er nicht auf einen „realen“ Mitarbeiter trifft, sondern die Ansage eines Anrufbeantworters zu hören bekommt. Vor allem in der Urlaubszeit, während der Betriebsferien, Notfällen oder anderen Situationen, soll der Anrufbeantworter die Anrufer darüber informieren, wie oder wann sie den Betrieb oder den Arzt am besten erreichen können.

von Aschendorff Medien

Foto: Colourbox.com

Eigentlich keine schwierige Sache, dennoch ist das Besprechen eines Anrufbeantworters mit etlichen Tücken verbunden. Der nachfolgende Text soll Tipps geben, mit denen eine gute Bandansage gelingt.

Emphatisch und informativ

Bevor man sich daran macht, eine Anrufbeantworteransage einzusprechen oder einsprechen zu lassen, sollte man sich zunächst bewusst machen, dass eine gute Bandansage auch das Bild der Firma/der Praxis nach außen hin widerspiegelt. Eine schlechte Ansage kann Kunden oder Patienten regelrecht vergraulen, gerade wenn es sich um Personen handelt, die das erste Mal in der Praxis oder der Firma anrufen. Daher sollte auf jeden Fall klar sein: die Bandansage sollte nicht nur wichtige Informationen liefern, sondern sollte zudem noch empathisch klingen. Schließlich ruft Jemand von außen an, da er etwas von der Firma möchte- und erhält diesen Service zunächst nicht.

Eine gute Vorbereitung für die gelungene Bandansage

Damit die Telefonansage im Betriebsurlaub nicht zu technisch oder roboterhaft klingt, können sich Firmen auch professionelle Hilfe für die Ansage holen. Allerdings ist dieser Umstand natürlich mit höheren Kosten verbunden, sodass diese Ansage häufig intern aufgesprochen wird. Selbst „Laien“ können einige Punkte beachten, bevor die Ansage aufgenommen wird: am besten ist es, sich einen Text aufzuschreiben oder zumindest die wichtigsten Stichpunkte. Die Hard Facts müssen kurz und prägnant auf der Ansage zu hören sein, wie beispielswiese Schließzeiten, wann die Firma/Praxis wieder geöffnet ist, ob es eine Vertretung gibt und wie man sie erreichen kann. Auch eine freundliche Begrüßung und ein netter Abschlusssatz sollten auf der Bandansage selbstverständlich nicht fehlen.

Praktische Sprechertipps für eine erfolgreiche Bandansage

Für das Einsprechen/Aufnehmen der Bandansage sollte man sich Zeit nehmen. Wer gehetzt oder gestresst klingt, lässt diesen Umstand auch in der Stimme durchscheinen, die Anrufer bemerken also, wenn die Ansage in Hast oder Unlust eingesprochen wurde, und werden sich ihren Teil dazu denken. So sollte die Ansage in einem ruhigen Umfeld, möglichst ohne Hintergrundgeräusche (Kollegen, Bürobetrieb) aufgesprochen werden. Ebenso wichtig ist es, beim Sprechen eine aufrechte Körperhaltung einzunehmen, denn diese trägt zu einem selbstbewussten und offenen Sprachgefühl bei. Nicht zu schnell, aber auch nicht zu langsam sprechen, ebenso wäre es unhöflich, während der Aufnahme etwas zu essen oder Kaugummi zu kauen. Auch Nuscheln oder Verhaspeln kommt bei den Kunden und Anrufern nicht gut an, lieber öfter die Ansage vorab einüben oder einsprechen. Die Stimme sollte möglichst natürlich und nicht monoton oder langweilig klingen.

Die Vermeidung von unsachgemäßen Informationen

Floskeln wie „dies ist ein automatischer Anrufbeantworter“ sollten unterlassen werden. Ebenso wie „Vorschläge“, die den Kunden dumm dastehen lassen, wie etwa die Aufforderung, erst nach dem Piepton zu sprechen. Die meisten Menschen wissen, wie ein Anrufbeantworter funktioniert. Eine wirklich gute Ansage sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, im Falle von Vertretungen und deren jeweiligen Nummern/Adressen, kann diese Zeitspanne aber auch überschritten werden. Auch sollte die Bandansage, je nach Firma/Betrieb aktuell gehalten werden, damit Kunden tatsächlich wissen, wann und wie diese erreichbar sind.

Startseite
ANZEIGE