Prüfer wollen Chancen aufzeigen

Ihre Aufgaben sind vielschichtiger. „Durch Prüfung und Beratung tragen wir dazu bei, Arbeitsabläufe und Strukturen in der Verwaltung zu optimieren, und wir zeigen zugleich Chancen und Risiken auf“, erklärt Jan van Rijbroek. Er ist der Leiter der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Rietberg, die wiederum ein Beratungs- und Kontrollinstrument des Rats ist. Deshalb führt die Abteilung auch die Bezeichnung „Prüfung und Beratung“.

Etliche Auftraggeber

Die Aufgaben erledigen die fünf Mitarbeiter dieser Abteilung nicht nur für die Stadt Rietberg, sondern auch für die Nachbarkommunen Delbrück und Verl sowie für deren stadtnahe Einrichtungen und Vereine wie etwa die Bürgerstiftung Rietberg oder den Zweckverband der Volkshochschule (VHS) Büren, Delbrück, Geseke, Hövelhof, Salzkotten, Bad Wünnenberg. Geprüft werden deren Jahresabschlüsse, zehn Stück pro Jahr.

Dabei spielt sich die eigentliche Arbeit überwiegend am Computer ab. Aus den Jahresabschlüssen werden Summensaldenlisten importiert, anschließend die Bilanz nachgestellt und auf Plausibilität geprüft. Dazu dient eine moderne Datenanalyse-Software, die auch beim Finanzamt genutzt wird.

Akribische Suche

Wenn zum Beispiel ein städtisches Gebäude saniert wird, dann müssen die Aufwendungen richtig gebucht werden. Denn es macht schon einen Unterschied im Jahresabschluss, ob die Kosten von vielleicht einer Million Euro komplett den Haushalt nur eines Jahres belasten oder sie vielleicht über die nächsten 20 Jahre verteilt abgeschrieben werden.

„Unser Ziel ist es nicht, akribisch nach Mängeln zu suchen“, erklärt van Rijbroek, „sondern eher, für die Zukunft zu lernen.“ Dazu werden Zahlen und Daten verglichen mit denen des Vorjahres oder mit denen vergleichbarer Projekte oder Kommunen. So geben die Mitarbeiter Empfehlungen, wie Abläufe künftig effektiver gestaltet werden können.

Affinität zu Zahlen

„Eine hohe Affinität zu Zahlen ist also schon hilfreich“, beschreibt Jan van Rijbroek die Arbeit in der örtlichen Rechnungsprüfung. Man muss einerseits viel selbstständig und allein arbeiten, sich andererseits aber auch vertrauensvoll mit den Kollegen austauschen können. „Auch die anderen städtischen Abteilungen sehen uns immer mehr als Partner, die unterstützen möchten und nicht pedantisch nach Fehlern suchen“, sagt van Rijbroek.

Rechnungsprüfung kann man nicht studieren. Wichtig ist vielmehr berufliche Erfahrung in der Verwaltung, die dann durch spezielle Fortbildungen bis hin zur Zertifizierung in Prüfungsmethodik ergänzt wird. So arbeiten in der örtlichen Rechnungsprüfung mit Jan van Rijbroek als ehemaligem Leiter der Finanzabteilung zwei weitere Verwaltungsbeamte beziehungsweise -angestellte. Hinzu kommen ein Bauingenieur und eine Hochbauingenieurin. Ihr Wissen ist in einem anderen wichtigen Prüfgebiet wichtig: der Vergabe.

Wettbewerb im Blick

Immer, wenn die Stadt einen Auftrag im Wert von mehr als 5000 Euro an eine externe Firma vergibt – zum Beispiel, wenn eine Straße repariert oder eine Schule gebaut wird, – schaut die Rechnungsprüfung, ob die Auswahl der ausführenden Firma nach den geltenden Regeln abläuft. „Wir sorgen so für einen fairen Wettbewerb“, erklärt Jan van Rijbroek.

Bei etwa 650 Vergaben im Jahr in den drei Städten bekommen die Mitarbeiter also täglich mehrere Vergaben auf den Tisch. Zudem werden pro Stadt stichprobenartig jährlich zwei Baumaßnahmen bis ins Detail durchgeprüft, um zu sehen, ob die bestellten Baumaterialien zum Beispiel in Menge, Aufwand und Gewicht plausibel sind. „Da kann es schon mal zu Differenzen kommen und dann werden auch Gelder zurückgefordert“, erklärt van Rijbroek und nennt ein Beispiel: „Etwa dann, wenn deutlich mehr Säcke Zement berechnet wurden, als für den geprüften Bau verhältnismäßig sind.“ Regelmäßige Vor-Ort-Termine sind für die Rechnungsprüfer Alltag. Sie suchen Baustellen auf und prüfen, ob Baupläne korrekt eingehalten und umgesetzt werden.

Und werden tatsächlich auch Rechnungen geprüft? Ja, aber nur stichprobenartig. In Rietberg, Delbrück und Verl liegen sämtliche Rechnungen digital vor, so dass van Rijbroeck und seine Mitarbeiter den Arbeitsplatz dazu nicht verlassen müssen.