Stadt Vlotho nimmt ab Montag neues Anmelde- und Besucher-Leitsystem offiziell in Betrieb

Online-Buchung erspart Wartezeit

Vlotho

Aus der Corona-Not hat die Stadt Vlotho jetzt eine Tugend gemacht.

Joachim Burek

Bürgermeister Rocco Wilken und Jürgen Lübkemann (links) präsentieren die neue Leitsystem-Anlage im Rathaus. Foto: Joachim Burek

Nachdem während des Lockdowns ohnehin Termine im Rathaus nur gegen telefonische Voranmeldung möglich waren, bekommt die Terminvergabe von diesem Montag an ihr neues, dauerhaftes digitales Standbein.

Nun können Termine für das Bürgerinnenbüro rund um die Uhr über die Homepage der Stadt online gebucht werden. „Der Betrieb dieses neuen Anmelde- und Besucher-Leitsystems läuft schon seit einigen Tagen quasi zur Erprobung und geht nun offiziell in Betrieb“, erläutern Bürgermeister Rocco Wilken und Jürgen Lübkemann, Leiter des Bürgerinnenbüros. Ergänzt wird das Online-Buchungssystem durch einen Terminal mit Bildschirm im Rathaus Foyer.

Und so funktioniert es: Im ersten Schritt vereinbart man über die Homepage der Stadt unter Angabe seines Anliegens einen Termin im Bürgerinnenbüro. Online bekommt der Kunde darauf die Eingangsbestätigung seiner Anfrage, wenig später die jeweilige Terminbestätigung auf sein Endgerät gesendet. „Ein Vorteil dabei ist, dass gleichzeitig auch eine Info-Liste über die für das Anliegen notwendigen Unterlagen, die mitzubringen sind, beigefügt ist“, erklärt Jürgen Lübkemann.

Die Rückmeldung auf dem Smart-Phone oder der Ausdruck der Terminbestätigung ist mit einem entsprechenden QR-Code versehen, den man beim Termin im Rathaus nur noch am Terminal im Foyer einscannen muss. Am darüber befindlichen Bildschirm wird dem Kunden schließlich seine Aufruf-Nummer und die Platznummer des Sachbearbeiters angezeigt, zu dem er sich, wenn er per Bildschirm aufgerufen wird, begeben muss. Für spontane kleinere Erledigungen im Rathaus kann der Bürger im übrigen auch am Terminal gleich ein Ticket ziehen und sich so in den Bearbeitungsablauf einreihen.

„Die Stadt als moderner Dienstleister will mit diesem neuen Terminvergabe- und Besucher-Leitsystem zum einen kundenfreundlicher werden und die Wartezeit für die Bürger verkürzen sowie zum anderen auch für die Sachbearbeiter die Arbeitsabläufe vereinfachen“, erläutert Lübkemann. Denn die Mitarbeiter könnten auf diese Weise besser die Kundenkontakte koordinieren und sich dann auch genügend Zeit für den einzelnen Bürger nehmen, beschreibt der Leiter des Büros weitere Vorteile dieser Neuerung.

Bürgermeister Wilken: „Dieses neue System soll uns zudem nicht nur bei der Bewältigung von Kundenkontakten in der Corona-Zeit helfen, sondern soll sich als dauerhafte Einrichtung etablieren, die auch nach der Corona-Pandemie auf die übrigen Fachdienste mit Publikumsverkehr ausgeweitet werden soll.“

Abschließend machte der Bürgermeister deutlich, dass die Einführung eines solches Systems auch Bestandteil des Sicherheitskonzepts für das Rathaus ist. „Wir verbessern so auch die Arbeitsplatzsicherheit für unsere Mitarbeiter, weil wir auf diese Weise einen guten Überblick darüber bekommen, welcher Besucher sich wo im Rathaus aufhält“, sagt Wilken.

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