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Was muss ein Rechnungsprüfungsprogamm 2020 können?

Ein gutes Rechnungsprogramm ist heute unabdingbar und kann als ein Schlüssel für ein erfolgreiches Geschäft bezeichnet werden. Um die einzelnen Geschäftsbereiche zu verknüpfen, reicht es nicht mehr das Rechnungsprüfungsprogramm nur noch nach buchhalterischen Aspekten zu führen – es ist der Dreh- und Angelpunkt für das Unternehmen. Somit kommt ihm auch eine entscheidende Bedeutung für Kundenaquise, Kundenkontakt und Kundenbindung zu. Hier laufen alle Informationen zwischen Verkäufer und Kunden zusammen.

Foto: Colourbox.de

Grade in der Gründungsphase moderner Unternehmen ist ein effektives Kundenmanagement ebenso wichtig wie die Rechnungsprüfung. Gründer stehen vor der Herausforderung, sich gegen stetig verschärfende Konkurrenz durchzusetzen und sich trotz immer umfangreicherer Kundenbedürfnisse am Markt zu etablieren. Ein modernes Rechnungsprogramm ist daher heute mehr als nur ein Buchhaltungsprogramm. Es ist gleichzeitig ein Customer-Relationship-Management (CRM) Tool.

Richtige Budgetplanung mit CRM-Rechnungs-Software

Für ein erfolgreiches Unternehmen ist die Planung eines detaillierten und realistischen Budgets eines der wichtigsten Hilfsmittel. Nur so kann die Unternehmensleitung die Ressourcen des Betriebes richtig einteilen, um den Gewinn mit den (planmäßig) vorhandenen Mitteln zu maximieren. Was für große Unternehmen gilt, ist für kleine und mittelständische sowie für Start-Ups genauso wichtig.

Wenn in die CRM-Software die Kundendaten richtig eingetragen werden, kann anhand dieser eine strategische Planung durchgeführt werden. Hiermit sind Rückschlüsse auf den Bedarf der einzelnen Kunden möglich.

Auf dieser Basis kann die Budgetplanung erfolgen – ohne die sich kein Unternehmen zum Erfolg steuern lassen wird. Die Budgetplanung ist das zentrale Planungsinstrument, das auf einem vernetzten CRM-Tool basiert. Hier können die bisherigen Erfahrungen mit den Erwartungen verknüpft werden. Mit den so aufgestellten Budgets können Ziele und Prioritäten definiert werden.

Am Ende des Haushaltsjahrs kann auf Basis der letzten Budgetplanung der Erfolg des Unternehmens viel besser bewertet werden, als anhand insgesamt wenig aussagekräftiger Faktoren. Gewinn und Verlust stehen zwar in Devisen auf dem Kontoausdruck – aber ohne Wissen, wie diese Beträge zustande gekommen sind, ist der Kontostand nicht mehr als der Kontostand.

Effiziente Planung für Start-Ups

Ein Start-Up etwa profitiert ungemein, wenn es eine CRM-Software nutzt, die auch Budgets und damit Ziele erfassen kann. Nur so kann das Start-Up festhalten, ob es sich in die richtige Richtung entwickelt. Zwar können Unternehmen kurzfristig Erfolg haben, indem sie sich an aktuellen Trends orientieren, diese sind aber keine Maßgabe für das langfristige Überleben an einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt.

Wer bei der Gründung seines Unternehmens noch keine Kundendaten gesammelt hat, muss die fehlenden Bilanzen durch ein Budget und Erwartungen ersetze. Diese entstehen durch eine intensive Marktrecherche und -beobachtung. Diese Erwartungen lassen sich dann in der CRM-Software eintragen und für die Kundenaquise nutzen. Die Recherchen dienen innerhalb der CRM-Datenbank als Grundlage für Definition der Zielgruppe – die dann anhand gewonnener Kunden und deren realen Werten präzisiert werden kann.

Auch hier ist ein Instrument, wie ein verknüpftes CRM-Tool, von zentraler Bedeutung um das Unternehmen mit seinen Kunden zu verbinden.

Kostentransparenz mit CRM-Software sicherstellen

Um die Kosten, die jedes wirtschaftliche Handeln unvermeidlich mit sich bringen, zu überblicken, ist es von zentraler Bedeutung an einer Stelle den Überblick zu behalten. Ansonsten droht eine Kostenintransparenz, bei der die Unternehmensleitung die Übersicht über ihre Einnahmen und Ausgaben verliert.

In einer CRM-Software, die mit dem Rechnungsprogramm verknüpft ist, kann diese Gefahr minimiert werden – alle Kosten werden hier eingetragen, mit den Verursachern. Auf der anderen Seite werden hier auch die Einnahmen verzeichnet, und zwar nach Kunde und damit produkt- oder dienstleistungsgenau.

Um den Überblick über die Einnahmen zu behalten – Kundenverwaltung

Wenn die Kundeninformationen zentral hinterlegt werden – wie in einem CRM-Tool – ist es leicht den Überblick über die Ausgangsrechnungen zu behalten. Jedem Kunden ist naturgemäß eine Rechnung zugeordnet und damit auch eine Einnahme. Weil im CRM-Programm auch die Rechnungen hinterlegt werden, ist gleichzeitig das Produkt oder die Dienstleistung mit dem diese Einnahme erzielt worden ist gespeichert. So lassen sich diese aufsummieren und am Jahresende den geplanten Budgets handfeste Einnahmen gegenübergestellt werden. So funktioniert professionelle Unternehmensplanung!

Den Kundenkontakt mit einem CRM-Tool zu pflegen lohnt sich nicht nur für die Budgetplanung. Eine bahnbrechende Studie des Harvard Business Review ergab, dass eine Erhöhung der Kundenbindung um 5 % zu einer satten Umsatzsteigerung von 25 bis 95 % führen kann, und diese Zahlen sind seither zum Leitfaden für erfolgreiche Kundenunternehmen geworden.

Kundenbindung nicht nur als Ziel sondern als Strategie zu verstehen, hilft Kunden dazu zu bringen, der Marke oder Unternehmen treu zu bleiben. Und eine erfolgreiche Kundenbindungsstrategie macht aus einmaligen Käufern loyale, wiederkehrende Käufer, die mehr ausgeben, häufiger einkaufen und häufiger Freunde empfehlen als andere Kunden. Als Faustregel gilt: Ein Neukunde ist fünf Mal so teuer, wie ein Bestandskunde.

Eine Kundenbindungsstrategie steigert die Rentabilität und fördert gleichzeitig Wiederholungskäufe, die ein nachhaltiges, langfristiges Geschäftsmodell vorantreiben.

CRM-Tools für Kundenbindung und langfristigen Erfolg

Anhand der im CRM-Tool gesammelten Daten lässt sich an der dauerhaften Kundenbindung arbeiten, indem Bestehende Kunden fortlaufend über das Unternehmen und Angebote informiert werden. Durch die individuellen Aufzeichnungen können auch personalisierte Anschreiben erstellt werden.

Außerdem bieten sich die hier zusammengetragenen Daten an, sie für den langfristigen Nutzen zu analysieren. So lässt sich aus den Daten eine typische oder ideale Customer Journey ablesen. Mit dieser kann die Unternehmensleitung feststellen warum Kunden überhaupt zum Unternehmen kommen und wie es einzigartig positioniert sind, um dem Kunden das perfekte Angebot zu machen.

CRM unterstützt die Suche nach Kunden oder Interessenten und die anschließende Kontaktaufnahme mit ihnen. Es gibt viele Ansätze im Umgang mit Kunden, wie z.B. Online-Chat und Web Assist. Social Media ist eine weitere Methode, um potenzielle Kunden für Unternehmen zu gewinnen.

Die Kombination von CRM in sozialen Medien kann das Unternehmen oder Firma fördern. Die Implementierung der besten CRM-Software kann die schnelle Lösung von Problemen und den fairen Umgang mit Kunden verbessern. Normalerweise analysieren die Kunden die Unternehmen daraufhin, wie diese Unternehmen mit Kundenbeschwerden und Problemen umgehen.

Mit Hilfe von CRM-Software können die Probleme und Beschwerden jedoch schnell gelöst werden. Das liegt daran, dass die Software Probleme und Anfragen finden und an die zuständige Abteilung weiterleiten kann. Die meisten Kunden hoffen, dass die Unternehmen die Probleme des Kundendienstes klar verwalten können. Wenn sie diese Art von Erfahrung haben, werden sie höchstwahrscheinlich wieder Verträge mit der Agentur abschließen. Auf diese Weise baut CRM Ihre Marke auf, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen.

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