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Sonderveröffentlichung

Homeoffice erleichtern durch digitale Zeiterfassung

Die Zukunft der Arbeit liegt zu Hause. Das hat sich zumindest für viele Arbeitnehmer durch die Pandemie so etabliert. Die Tore für Homeoffice wurden ein Stück weit geöffnet und werden nun schwer zu schließen sein. Das bringt Herausforderungen in der Unternehmensführung mit sich. Für etablierte Konzepte wie Zeiterfassung braucht es nun neue, digitale Strategien. Welche Regelungen gibt es, was die Arbeitszeit im Homeoffice angeht? Und wie kommt man ihnen mit Software entgegen? Die Karlsruher Firma Papershift hat die Lösung.

Foto: Colourbox

Welche Regelungen gelten im Homeoffice?

Für viele Unternehmen ist das Homeoffice für Mitarbeiter eine Neuerung, die erst seit der Pandemie wirklich Fuß gefasst hat. Aber auch hier gibt es noch immer Hürden und Stolperfallen, die gemeistert werden müssen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sind noch immer dabei, sich in Systeme einzufinden, die die Arbeit Zuhause mit den alten Arbeitsgewohnheiten und -ergebnissen vereinbart.

Manches ist dabei auch arbeitsrechtlich noch Grauzone. Vor allem was die Verpflichtungen des Arbeitgebers angeht, einen Arbeitsplatz einzurichten, und für die Sicherheit des Angestellten zu sorgen, gibt es noch Nachholbedarf in der Ausformulierung der Vorgaben.

Mangels effektiver Wege Kontrollen durchzuführen, 12730 haben sich viele Arbeitgeber und -nehmer darauf geeinigt, Vertrauensarbeitszeiten einzuführen. Dabei können die Arbeitnehmer ihrer Bedürfnisse entsprechend, beispielsweise durch die während der Pandemie notwendig gewordene Kinderbetreuung zu Hause, selbst einteilen, wann sie arbeiten. Das funktioniert vor allem dann gut, wenn die eigene Arbeit nicht von dem Austausch mit Kollegen zusammenhängt, die zur gleichen Zeit erreichbar sein müssen.

Auch mit dieser Vertrauensarbeitszeit bestehen dennoch die rechtlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Dadurch wird festgelegt, dass:

  • ein Angestellter nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten darf.
  • Akut notwendige Überschreitungen müssen im Laufe von 6 Monaten ausgeglichen werden.
  • mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten liegen müssen.
  • Akut notwendige Unterschreitungen müssen innerhalb eines Monats ausgeglichen werden.
  • bei 6 Stunden Arbeit 30 Minuten und bei 9 Stunden Arbeit 45 Minuten Pause gemacht werden müssen.

Gibt es eine Pflicht die Arbeitszeit im Homeoffice digital zu erfassen?

Die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten muss durch den Arbeitgeber nachgewiesen werden. Nur so garantiert er, dass er sich an das Gesetz hält und seine Angestellten nicht zu viele Überstunden ansammeln. Noch ist es nicht vollständig im deutschen Arbeitsgesetz angekommen. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat aber bereits festgelegt, dass dieser Nachweis in Zukunft Pflicht ist. Damit muss der Arbeitgeber ein System einführen, das diese Dokumentation möglich macht.

Dieses Gesetz gilt ausdrücklich auch im Homeoffice. Ein vorausschauender Chef richtet sich am besten jetzt schon nach dem Entschluss des EuGH und etabliert den Arbeitszeitcheck. Dafür muss das richtige System gewählt werden, dass nicht nur die Überprüfung durchführt, sondern die Daten auch verlässlich speichert, um damit den Nachweis durchführen zu können.

Ein digitales System, dass diesen Ansprüchen entspricht ist beispielsweise Papershift. Die Zeiterfassungs-Software und das gleichnamige Unternehmen kommen aus Karlsruhe und sind mit 200.000 Nutzern inzwischen ein führender Anbieter für Personalmanagement-Software im deutschen Sprachraum.

Das System ermöglicht es den Mitarbeitern eines Unternehmens, sich ganz bequem mit dem Handy oder auf dem Browser in eine digitale Stechuhr einzutragen, ganz wie sie es analog auch tun würden. Die Daten werden dann übertragen und gesammelt und auch für weiterführende Funktionen hinterlegt, wie die Dienstplanerstellung anhand der bereits geleisteten Arbeitsstunden.

Ist Vertrauensarbeitszeit mit dem Gesetz vereinbar?

Vertrauensarbeitszeit ist nur so lange mit dem Gesetz vereinbar, wie ein Nachweis darüber erfolgen kann, welche Stunden geleistet wurden. Ein Arbeitgeber, der nicht ständig Stichproben machen möchte oder den Serverzugriff auf vorgegebene Arbeitszeiten begrenzen, muss also sichergehen, dass ein zuverlässiges System eingeführt wurde, um die geleistete Arbeit festzuhalten.

Danach kann sich eine Person, die auf Vertrauensbasis arbeitet, immer ein- und ausloggen, wenn sie die Arbeit beginnt, unterbricht oder beendet. Auch das ist mit dem System von Papershift leicht zu bewerkstelligen. Der Arbeitnehmer kann sich zu Hause in der digitalen Stechuhr an- und abmelden. So erhält der Arbeitgeber einen Überblick über die geleisteten Stunden. Daran kann er abgleichen, ob es zu viele oder zu wenige waren und sich mit den entsprechenden Reaktionen gegenüber des Gesetzes absichern.

Weshalb digitale Zeiterfassung das Homeoffice auch für die Mitarbeiter erleichtert

Die Kontrolle der Arbeitszeiten ist nicht nur ein Werkzeug des Arbeitgebers, seine Angestellten zu überprüfen. In den letzten Jahren ist die Menge an geleisteten Überstunden in Deutschland stetig gestiegen. Der EuGH hat die Nachweise über die geleisteten Arbeitsstunden nicht eingeführt, um den Angestellten Fesseln anzulegen, sondern um sie zu schützen. Ein Angestellter, der eine Auflistung der geleisteten Arbeit zur Hand hat, kann damit vor dem Gericht beweisen, dass er ausgebeutet wird, wenn sich nicht an Arbeits-, Pause- und Ruhezeiten gehalten wird.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Zeiterfassung für zu Hause ist, dass es etwas mehr den Büroalltag simuliert. Viele Menschen haben im Homeoffice das Problem, sich gezielt zur Arbeit hinzusetzen und so in den Arbeitsmodus zu schalten, während sie in ihrer gewohnten Freizeitumgebung sitzen. Einen festen Zeitrahmen zu etablieren, in dem man arbeitet, hilft dabei, sich von seinem Privatalltag zu distanzieren. Genauso ist es auch ein stärkerer Cut, wenn man genau wahrnehmen kann, wann die geforderte Arbeit für einen Tag erledigt ist. So kann man danach auch besser abschalten.

Das ist eine Erfahrung, die Papershift auch gemacht hat. In ihrem Leitfaden zum digitalen Arbeiten im Homeoffice etablieren sie Regeln, die anhand ihrer Software leicht zu befolgen sind. Auch hier wird die Zeiterfassung dazu genutzt, einen Überblick über die geleisteten Stunden zu haben. Durch das Betätigen der digitalen Stechuhr gibt man sich selbst das starke Signal “Nun fange ich an mit arbeiten!” und “Jetzt bin ich für heute durch!” damit zieht man starke Grenzen, damit sich Arbeit nicht mit dem Alltag vermischt.

Fazit

Digitale Zeiterfassung wird für unsere zukünftige Arbeit unabdinglich. Spätestens nach der Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung im deutschen Gesetz wird die Verpflichtung des Arbeitszeitnachweises eingeführt. Auch in der nach der Pandemie immer häufiger gewordenen Homeoffice-Situation bleiben Arbeitnehmer und -geber nicht davon verschont, verlässliche Arbeitszeitnachweise anzufertigen. Das funktioniert am besten mit einer digitalen Lösung wie Zeiterfassungs-Software und -Apps, auf die man von mehreren Stellen zugreifen kann.

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