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Personalkosten berechnen und einsparen

Wer eine Firma gründet, die so weit wächst, dass sie Mitarbeiter*innen einstellen muss, ist auf dem Erfolgsweg. Dabei darf man aber nicht unterschätzen, wie hoch die Personalkosten neben dem eigentlichen Bruttogehalt, das man zahlt, sind. Hier gibt es Tipps dazu, was du bei der Personalkostenplanung bedenken musst.

Aschendorff Medien

Foto: unsplash

Was genau versteht man unter Personalkosten?

Man zahlt für seine Mitarbeiter*innen nicht nur das vereinbarte Bruttoarbeitsentgelt. Alle Kosten, die als verpflichtende Abgaben, Nebenkosten und weitere variable Zahlungen an Ämter und Ähnliches abgehen, werden mit dem Gehalt gemeinsam unter dem Begriff Personalkosten zusammengefasst. Grundsätzlich lassen sie sich in direkte und indirekte Personalkosten einteilen. Daneben gibt es fixe und variable Zahlungen.

Fixe Zahlungen sind die, mit denen du jeden Monat gleichermaßen rechnen kannst. Dazu gehören Kosten für Gehälter, Miete und gesetzliche Pflichtabgaben. Variable Zahlungen lassen sich nicht von Monat zu Monat planen, zumindest nicht von der festen Menge her. Dazu gehören Reisekosten und einmalige Anschaffungen.

Direkte Personalkosten

Direkte Personalkosten sind alles, was direkt mit den Angestellten und ihrer Arbeit zusammenhängt. Das sind:

  • Bruttogehalt/-lohn
  • Versicherungs- & Genossenschaftsbeiträge
  • Entgelt- und Insolvenzgeldumlagen
  • Urlaubs-, Weihnachtsgeld & 13. Gehalt
  • Freiwillige Sozialleistungen wie Personalrabatte
  • Lohnfortzahlungen bei Krankheit
  • Aus-, Fort und Weiterbildung
  • Reise- und Bewirtungskosten
  • Zuschläge für Nächte-, Sonn- und Feiertage
  • Boni und Provisionen

Indirekte Personalkosten

Die indirekten Personalkosten sind alle Nebenkosten, die zusätzlich entstehen und die eigentliche Arbeit ermöglichen, wie:

  • Kosten für Miete und Ausstattung der Arbeitsräume
  • Kosten für Büromaterialien
  • Kosten für Rekrutierung (z. B. Anzeigen) und Einarbeitung
  • Sachwertbezüge, die für die Arbeit gebraucht werden, wie Smartphone oder Firmenwagen

Unterschied Gehalt und Lohn?

Gehalt und Lohn unterscheiden sich, auch wenn viele Menschen die Begriffe synonym verwenden. Gehalt ist ein fester Betrag, der jeden Monat unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeit, beispielsweise aufgrund von Fehlzeiten durch Krankheit und Urlaub, gleichermaßen ausgezahlt wird.

Lohn ist eine Gehaltszahlung, die von der getanen Arbeit abhängig ist, und sich deshalb bei jeder Auszahlung unterscheiden kann. Das gilt zum Beispiel bei Berufen, bei denen nach Arbeitsstunden oder produzierter Stückzahl abgerechnet wird. Tools für automatisierte Lohnabrechnung können dabei helfen, dabei den Überblick zu behalten.

Personalkosten berechnen

Die Personalkosten sind umfangreich. In Dienstleistungsbranchen betragen sie bis zu 80 Prozent der Betriebskosten. Deshalb muss man sich als Gründer*in gut ausrechnen, ob man die tatsächlichen Personalkosten tragen kann. Dafür muss man eine Testberechnung durchführen, die alle Kosten für eine*n potenzielle*n Angestellte*n enthält.

Das Bruttogehalt berechnest du am besten anhand der Richtwerte deiner Branche. Die Sozialabgaben dazu sind leicht zu berechnen, denn sie halten sich an feste Prozentvorgaben.

  • Krankenversicherung 14,6 % des Bruttogehalts
  • Rentenversicherung 18,6 % des Bruttogehalts
  • Pflegeversicherung 3,05 % des Bruttogehalts
  • Arbeitslosenversicherung 2,05 % des Bruttogehalts

Diese Versicherungen werden jeweils halb von dir und den Angestellten gezahlt. In der Regel rechnest du aber mit der ganzen Summe und ziehst am Ende die Hälfte der Versicherungsbeiträge von dem Bruttogehalt ab.

  • Unfallversicherung je nach Unfallrisiko deiner Branche

Variable Personalkosten sind schwieriger vorauszusagen. Hier kannst du ungefähre Prognosen anstellen, wie viel Büromaterialien verbraucht werden. Für größere Ausgaben wie Reise- und Fortbildungskosten kannst du dir ein Budget überlegen, das du bereit bist, jährlich dafür zu zahlen. Für viele von diesen Werten kannst du pauschale Durchschnittswerte erfahren, wenn du danach googelst oder Kontakte zu einer Buchhaltung hast.

Ungefähre Personalkosten = Bruttogehalt x 1,7

Eine grobe Faustregel ist es, das Bruttogehalt x 1,7 zu multiplizieren, um ungefähr zu wissen, was ein*e Mitarbeiter*in kostet. Für Angestellte mit 30.000 € Bruttogehalt zahlst du nach dieser Rechnung eventuell Personalkosten von 51.000 €.

Tipps, um Personalkosten zu sparen

Es ist wichtig im Kopf zu behalten, dass, auch wenn wir als Arbeitgeber*innen mehr Geld für unsere Arbeitnehmer*innen ausgeben als deren Gehalt, diese davon am Ende nur einen Bruchteil sehen. Ein Bruttogehalt von 2.000 € im Monat kostet uns nach der obigen Berechnung 3.400 €, die Angestellten sehen davon nach Steuerabgaben etc. nur rund 1.280 €.

Deshalb ist es zwar ein gutes Ziel, Personalkosten sparen zu wollen, aber wenn unsere Angestellten danach kein faires Gehalt mehr bekommen, ist unsere Firma noch nicht wirtschaftlich genug, um erweitertes Personal zu tragen. Denn glückliche Arbeiter*innen sind auch produktiver und durch die so eingesparten Fluktuationen und Ausfälle kannst du Geld sparen.

Durch diese Strategien kannst du deine Personalkosten sozial kürzen, denn die Arbeitnehmer*innen merken es ihrem Gehalt nicht an:

  • Überflüssige Goodies weglassen. Kürze kostenlose Vergünstigungen wie Kaffee, Obst und ähnliches. Solche Boni tragen zwar zu einem guten Arbeitsklima bei, aber deine Angestellten verzichten sicher gerne darauf, solange ihr Gehalt dafür stimmt.
  • Freizeitausgleich. Statt Überstunden auszuzahlen, können deine Angestellten durch Freizeitausgleich Überstunden abbauen.
  • Fehlzeiten Minimieren. Hier geht es nicht darum, einen Krankheitsausfall zu bestrafen, sondern herauszufinden, ob du als Arbeitgeber*in etwas tun kannst, um den Ausfällen entgegenzuarbeiten und deine Angestellten zu unterstützen.
  • Arbeitsraum optimieren. Ist Homeoffice in deinem Feld möglich, kannst du damit Kosten für Büroräume und Materialien sparen. Zum Beispiel können sich Mitarbeiter*innen neben dem Homeoffice wechselnd einen Arbeitsplatz im Büro teilen.
  • Fachbereichfremde Aufgaben auslagern. Wenn du Arbeiter*innen einstellst, heuerst du sie für ihr Fachwissen an. Aufgaben, die keine Ausbildung oder viel Erfahrung benötigen, kannst du deshalb zum Beispiel an Aushilfskräfte auslagern, damit deine Mitarbeiter*innen wirklich Zeit für die Aufgaben haben, in denen sie das Fachpersonal sind.

Fazit

Wie man Angestellte bezahlen will und kann, ist ein wichtiger Faktor in der Geschäftsplanung. Dein Businessplan sollte die Berechnung von Personalkosten enthalten, um zu wissen, was dir und deinen potenziellen Mitarbeiter*innen möglich ist. Gründerplattformen und Hilfstools wie Apps für die Berechnung können dabei helfen, ein wirtschaftliches Unternehmen auszubauen. Auch wenn du sparen willst: Faire Gehälter sind wichtig für die Leistung und das Halten treuer Mitarbeiter*innen, das lohnt sich auf die lange Sicht.

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