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Digitalisierung

Trotz Digitalisierung: Zettelwirtschaft bleibt weiterhin bestehen

Die Digitalisierung wird von vielen Menschen als die bedeutendste wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklung unserer Zeit angesehen. Sie hat einiges verändert: So shoppen wir heute vermehrt online, erledigen unsere Finanzgeschäfte von zu Hause aus und pflegen soziale Kontakte über das Netz. In der Geschäftswelt lösen Flexibilität, Individualität und Mobilität starre Modelle ab. Das „papierlose Büro“ ist heute in aller Munde – bis dahin ist es jedoch noch ein weiter Weg.

Aschendorff Medien

Die meisten Unternehmen sind von Papierlosigkeit weit entfernt. Foto: Pixabay.com © myrfa

Digitalisierung hat schon längst Fuß gefasst

Bei der Digitalisierung handelt es sich um einen Strukturwandel, der weltweit Einfluss auf unser Privat- und Geschäftsleben hat. Schaut man sich die Geschichte Nordrhein-Westfalens an, mussten sich die Bewohner schon oft auf Umbrüche im sozialen, kulturellen sowie wirtschaftlichen Bereich einstellen. Das Meistern vieler Herausforderungen in der Vergangenheit trägt dazu bei, das das Bundesland dem digitalen Wandel mit Offenheit und Engagement entgegentritt. Es gibt heute wohl kaum noch ein Unternehmen, dass sich der Digitalsierung verschließt, denn nur so können sie wettbewerbsfähig bleiben. Die Erledigung der meisten anfallenden Büroarbeiten auf elektronischem Weg ist mittlerweile Standard. Gesetzliche Vorschriften, ein hoher Kosten- und Umstellungsaufwand sowie Zweifel am ökonomischen und ökologischen Nutzen hindern jedoch viele Betriebe daran, gänzlich auf Papier zu verzichten.

Gesetzliche Regelungen über die Schriftform

Sie sind in § 126 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) verankert. Gewahrt werden muss die Schriftform beispielsweise bei

  • eigenhändigen Unterschriften,
  • notariell beglaubigten Handzeichen und
  • notariellen Beurkundungen.

Gemäß § 126 Abs. 3 BGB ist die schriftliche durch die elektronische Form ersetzbar, wenn sich nichts anderes aus den gesetzlichen Vorschriften ergibt. Unter anderem ist die Schriftform bei folgenden Dokumenten zwingend erforderlich:

  • Widerspruch gegen die Kündigung eines Mietverhältnisses
  • Verbraucherdarlehensvertrag
  • Schuldanerkenntnis
  • Kündigung eines Arbeitsverhältnisses
  • Hypothekenschuld- und Bürgschaftsübernahme

Somit schränkt allein das Gesetz die Zahl der Unternehmen, Dienstleister, Institutionen und Behörden ein, die auf Papier im Büro gänzlich verzichten können. Bedenken, dass sich das Angebot an Druckgeräten, Tonern, Patronen, Treibern und weiterem Zubehör verringern könnte, gibt es daher nicht. Vielmehr kommen stets innovative Produkte auf den Markt, die mit Nachhaltigkeit überzeugen.

Zunahme handschriftlicher Notizen

Interessant ist die Entwicklung im Bereich der handschriftlichen Aufzeichnungen von Führungskräften und Büromitarbeitern in Unternehmen. Trotz der intensiven Nutzung von PCs und Co. werden mehr Notizen per Hand zu Papier gebracht als früher. Grund dafür sehen Experten in der stetigen Zunahme der Informationsflut. Viele Menschen versuchen auf diesem Weg, sie greifbarer zu machen. Auf einem Zettel, der auf dem Schreibtisch liegt, lassen sich jederzeit schnell zwischendurch eigene Gedanken und Anmerkungen notieren. Befragungen haben ergeben, dass die meisten Beschäftigten keinesfalls auf handschriftliche Besprechungs- und Telefonnotizen verzichten möchten. Sie schreiben sogar gerne mit der Hand.

5 Tipps zur Papiernutzung

Zahlreiche Unternehmer schieben die Umstellung auf ein rein papierloses Büro vor sich hin. Ihnen erscheint der Aufwand zu groß: Langjährige Mitarbeiter müssten entsprechend geschult, das Intranet umgestellt werden. Sie scheuen die Investitionen, die dafür erforderlich sind. Betriebe, die auf Papier noch nicht verzichten können, sollten jedoch sowohl den Klimaschutz als auch die Nachhaltigkeit im Auge behalten. 5 Tipps dazu haben wir nachstehend zusammengestellt.

Tipp 1: Recyclingpapier nutzen

Die Verarbeitung von frischen Holzfasern zu Papier erfordert einen hohen Energieaufwand, wobei – die Umwelt belastende – Schadstoffe entstehen. Recyclingpapier besteht aus 100 Prozent Altpapier. Für die Herstellung wird deutlich weniger Energie benötigt.

Tipp 2: Sorgfältige Kalkulation

Gleich, ob Informationsmaterial für Messen oder Werbebroschüren gedruckt werden, eine wenig durchdachte, großzügige Kalkulation lässt den Abfallberg unnötigerweise anschwellen. Bestenfalls werden die Inhalte so konzipiert, dass sie längerfristig verwendbar sind. Zudem kann durch eine intelligente Nutzung der Druckkonfiguration Papier und Tinte gespart werden. So kann zum Beispiel wie hier beschrieben nur ein markierter Text gedruckt werden, wenn die sonstigen Inhalte auf einer Seite irrelevant sind.

Tipp 3: Klimaschutzprojekte unterstützen

Bei der Produktion von Drucksachen ist die Entstehung von Treibhausgas (CO2) unvermeidbar. Der sogenannte „klimaneutrale Druck“ ist zwar etwas kostenaufwendiger, jedoch fließt der Mehrbetrag in ausgesuchte Klimaschutzprojekte ein.

Tipp 4: Papierlieferanten aus der Nähe wählen

Der Kraftverkehr trägt wesentlich zu unseren hohen CO2-Emissionen bei. Unternehmen sollten deshalb die Angebote regionaler Lieferanten nutzen und auch erfolglose Zustellversuche, die weitere Anfahrten nach sich ziehen, ausschließen.

Tipp 5: Einsparung von Verpackungsmaterial

Der Inhalt einer Verpackung sollte jeweils individuell auf das/die Produkt/e angepasst werden. So lässt sich der Einsatz von Füllmaterial verringern. Dass ausschließlich recycelbare Materialien genutzt werden, versteht sich von selbst.

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